Politique de confidentialité

1. Identité de l'éditeur

Les applications ESIBA Étudiant et ESIBA Enseignant sont éditées par ESIBA — École Supérieure d'Informatique de Business et d'Administration, institution privée d'enseignement supérieur agréée :

• Arrêté N° 2009/001/METFP/CAB/SG/CPO-SE du 20/01/2009
• Arrêté N° 013/MESR/CAB/SG/DES du 24/02/2015
• Arrêté N° 087/2021/MESR/SG/DES du 08/07/2021

Siège : AGOÈNYIVE ANOME, rue de la gare routière d'Agbalepedogan, prolongée vers Agoènyivé-Assiyéyé, Lomé, Togo.
Téléphone : +228 90 81 41 78 / +228 22 51 17 87
Site web : www.esiba.group
Email : admin@esiba.group

2. Données personnelles collectées

Nous collectons et traitons les données suivantes, strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme :

Données d'identification

• Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité
• Numéro matricule (numéro d'inscription)
• Adresse email, numéro de téléphone
• Photographie de profil (optionnelle, fournie volontairement par l'utilisateur)

Données académiques

• Filière, cycle, niveau, année académique, semestre
• Notes (devoirs surveillés, examens, quiz, rattrapages)
• Présences et absences aux cours
• Soumissions de devoirs (fichiers chargés par l'étudiant)
• Réponses aux quiz

Données financières

• Historique des paiements (frais d'inscription et tranches de scolarité, frais de rattrapage)
• Méthode de paiement utilisée (Moov Money, T-Money) et numéro de téléphone associé
• Références des transactions traitées par notre prestataire de paiement
• Nous ne stockons jamais directement le code PIN ni les identifiants bancaires de l'utilisateur

Données techniques

• Token de notification push (Firebase Cloud Messaging)
• Identifiant d'appareil et version de l'application
• Logs de connexion (date, heure, adresse IP) à des fins de sécurité

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Gérer votre compte étudiant ou enseignant et l'authentifier de manière sécurisée
• Vous fournir les services pédagogiques (cours, devoirs, quiz, notes, emploi du temps, présences, rattrapages)
• Traiter vos paiements de scolarité et émettre les attestations correspondantes
• Vous adresser des notifications relatives à votre scolarité (rappels de cours, nouveaux devoirs/quiz, nouvelles notes, annonces officielles)
• Générer des documents administratifs (attestation d'inscription, relevés de notes)
• Assurer la sécurité du système (détection de fraude aux examens et quiz)
• Améliorer le service et corriger les anomalies techniques

4. Base légale du traitement

Le traitement de vos données repose sur :

• L'exécution du contrat de scolarité qui vous lie à ESIBA
• L'intérêt légitime de l'institution à assurer le bon fonctionnement pédagogique et administratif
• Votre consentement explicite pour les notifications push et la photo de profil
• Les obligations légales en matière de tenue de dossiers académiques

5. Partage avec des tiers

Nous ne vendons jamais vos données. Nous les partageons uniquement avec les prestataires techniques strictement nécessaires :

• PayDunya (paiement en ligne) — pour le traitement des transactions Mobile Money. Les données partagées : nom, email, numéro de téléphone, montant. Politique de confidentialité PayDunya
• Google Firebase (Cloud Messaging) — pour l'envoi des notifications push. Données partagées : token d'appareil anonymisé. Politique de confidentialité Firebase
• Google Gemini (assistant IA, app étudiant uniquement) — les questions que vous adressez à l'assistant IA sont envoyées à Google pour traitement. N'y partagez pas d'informations sensibles personnelles. Politique de confidentialité Google

Aucune donnée n'est transférée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

6. Durée de conservation

• Compte et données académiques : pendant toute la durée de votre scolarité, puis 10 ans après la fin de votre cursus à des fins d'archivage légal
• Historique des paiements : 10 ans (obligation comptable)
• Logs de connexion : 12 mois
• Token de notification push : jusqu'à désinstallation de l'application ou désactivation par l'utilisateur
• Données IA (conversations) : conservées tant que l'utilisateur ne les supprime pas via l'application

7. Vos droits

Conformément aux lois applicables sur la protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données vous concernant
• Droit de rectification : corriger des informations inexactes (en partie via votre profil dans l'application)
• Droit à l'effacement : demander la suppression de votre compte (sous réserve des obligations d'archivage légal)
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement spécifique
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit de retrait du consentement : à tout moment, sans affecter la légalité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, contactez-nous à admin@esiba.group. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

• Chiffrement des mots de passe avec algorithme bcrypt
• Connexions sécurisées en HTTPS / TLS
• Stockage local sécurisé sur l'appareil (Keychain iOS / Encrypted SharedPreferences Android) pour le token d'authentification
• Accès aux données restreint au personnel autorisé d'ESIBA
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Surveillance et journalisation des accès

9. Données des mineurs

Certains de nos étudiants peuvent être mineurs au moment de l'inscription. Dans ce cas :

• L'inscription est effectuée sous la responsabilité du parent ou du tuteur légal
• Les données collectées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire à la scolarité
• Les parents/tuteurs peuvent exercer les droits d'accès, de rectification et d'effacement au nom du mineur
• Nous ne pratiquons aucun profilage commercial ni publicité ciblée envers les mineurs

10. Autorisations demandées sur l'appareil

L'application peut demander les autorisations suivantes, uniquement pour les fonctionnalités correspondantes :

• Internet et état du réseau : communication avec nos serveurs (indispensable)
• Notifications : recevoir les rappels de cours, devoirs, quiz et annonces
• Caméra / Galerie photos : uniquement pour téléverser votre photo de profil ou un fichier de devoir
• Stockage : télécharger l'attestation d'inscription ou les fichiers de cours

Toutes ces autorisations peuvent être révoquées à tout moment depuis les paramètres système de votre appareil.

11. Notifications push

Les notifications push servent à vous informer en temps réel des évènements importants : rappel d'un cours qui démarre dans 30 minutes, publication d'un nouveau devoir ou quiz par un enseignant, nouvelle annonce administrative, saisie d'une note, confirmation d'un paiement.

Vous pouvez désactiver les notifications à tout moment via les paramètres de votre téléphone (Android : Paramètres → Applications → ESIBA → Notifications).

12. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales ou techniques. Toute modification substantielle sera notifiée via l'application et par email aux utilisateurs concernés. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.